Règlements des AJC

 

Le présent règlement est applicable à l’ensemble des espaces ouverts au public du centre d’ Archives des jésuites au Canada . Une salle de consultation est réservée aux usagers, qui ne sont pas admis dans les lieux de conservation des archives ou de la bibliothèque .

À savoir

  1. Le centre de recherche répond à des individus et non à des associations ou organismes, sauf par l’entremise d’un individu personnellement identifié.
  2. Pour une demande de renseignement concernant un jésuite encore vivant, le chercheur sera invité, au préalable, à communiquer avec le Socius (assistant du Supérieur provincial) de la Province jésuite affiliée.
  3. Pour toute demande de recherche à distance, le personnel du centre répondra à des demandes claires et précises. Pour les recherches considérées comme trop vagues par l’archiviste, il sera proposé au chercheur de préciser sa requête ou de venir consulter les documents sur place.
  4. Il n’est pas possible d’emprunter un document sans une convention de prêt, sous réserve d’une motivation et accréditation spéciale.
  5. En présence d’une situation considérée, par le personnel du centre de recherche, comme dangereuse, pour la sécurité des personnes et des biens, des dispositions d’alerte peuvent être prises, entraînant notamment la fermeture de la salle de consultation.
  6. Le centre de recherche n’est pas responsable des objets personnels des usagers, perdus ou volés.

 

Il est notamment interdit de :

  1. Utiliser des téléphones portables, consommer de la nourriture, des boissons et de fumer dans les aires réservées à l’étude.
  2. Avoir un comportement bruyant, violent ou inconvenant à l’égard des autres usagers ou du personnel du centre d’Archives des jésuites au Canada.
  3. Apposer des graffitis, coller des affiches, toucher aux œuvres, aux documents et objets exposés, ainsi qu’au décor.
  4. Se livrer à tout commerce ou publicité, à des actions de prosélytisme, propagande, distribution de tracts, brochures, recueil de signatures ou autres souscriptions.
  5. Effectuer des photographies ou réaliser des enregistrements audiovisuels ou sonores des lieux ou des documents, sans l’accord préalable des Archives des jésuites au Canada.

 

Utilisation DE LA SALLE DE CONSULTATION 

Le centre d’Archives des jésuites du Canada doit assurer la protection des documents dont il a la garde. Le chercheur est prié de respecter les conventions régissant la consultation s’il veut conserver le droit d’accès à la salle d’étude.

Accès à la salle de consultation  

  1. À son entrée dans l’aire du centre de recherche, le chercheur devra déposer ses effets personnels (sacs à main, sac à dos, porte-documents, manteau, parapluie, bottes) au vestiaire mis à sa disposition.
  2. Les appareils photos, téléphones cellulaires, appareils vidéo ou numériseurs ne sont pas acceptés en salle de consultation, sauf avec une permission exceptionnelle de la direction.
  3. Le personnel du centre se réserve le soin d’assigner une place spécifique au chercheur, en adéquation au format ou au type de document consulté.
  4. Avant de débuter sa recherche, l’usager devra signer une Licence de consultation signifiant qu’il est en accord avec l’ensemble des règles des Archives des jésuites au Canada .
  5. Les membres du personnel des Archives des jésuites au Canada se réservent le droit de vérifier les effets d’un chercheur au moment de quitter la salle de consultation.

 

Consultation de documents

  1. Le personnel des archives est à la disposition des usagers pour les orienter et les guider dans leurs démarches.
  2. Préalablement à toute consultation, le chercheur devra avoir les mains propres et sèches avant de manipuler des documents d’archives ou des livres de la bibliothèque.
  3. À aucun moment, les usagers ne peuvent quitter la salle de consultation en possession de documents.
  4. Le chercheur est personnellement responsable des documents qui lui sont communiqués. Sa responsabilité n’est dégagée qu’après l’enregistrement de leur restitution. En cas de dégradation constatée, il encourt des sanctions.
  5. Lors de la consultation, il est obligatoire de respecter l’ordre de classement des documents à l’intérieur d’un dossier et de replacer à l’endroit initial chacun des documents. Un membre du personnel demeure à la disposition du chercheur, en cas de besoin.
  6. Lorsqu’il existe un document de substitution (fac-similé, microforme, document numérisé, photocopie), la demande de communication du document original doit être motivée et est soumise à une autorisation.
  7. Les prises de notes devront s’effectuer exclusivement au crayon à mine ou bien à l’aide d’un ordinateur portable personnel, l’utilisation de crayon-feutre, stylo à bille et autre
    stylo à encre est défendue. Il est bien sûr proscrit de souligner, surligner, humecter, annoter, corner, ou d’abîmer un document de quelque manière que ce soit.
  8. Les documents demandés par le chercheur lui seront apportés en nombre limité. Lorsque la consultation des documents est terminée, le chercheur doit en informer un membre du personnel présent dans la salle de consultation qui les rassemblera pour ensuite remettre au lecteur un autre nombre limité de documents.
  9. Si nécessaire, l’archiviste ou le bibliothécaire fournira du matériel supplémentaire à l’usager, pour la consultation de certains documents.
  10. L’usager doit s’assurer que les documents en feuilles qu’il consulte reposent bien à plat sur la table de travail. Dans le cas d’un livre ancien, ou d’un document d’archive relié, un lutrin, ainsi qu’un serpentin accompagnera la communication.
  11. Les équipements de consultation doivent être manipulés avec le plus grand soin. En cas de mauvais fonctionnement ou d’un problème d’ordre technique, le chercheur doit s’adresser au personnel et s’abstenir de toute intervention sur l’appareil.
  12. Les documents de référence présents sur les rayonnages de la salle de consultation sont en accès libre et peuvent être consultés par chaque chercheur, au gré de ses besoins avec les précautions requises.

 

Restrictions à l’accès des documents

 

• I. Est considéré comme personnel, tout renseignement concernant une personne physique et permettant de l’identifier.

• II. D’après le Code de droit Canonique 220, il n’est permis à personne de porter atteinte d’une manière illégitime à la réputation d’autrui, ni de violer le droit de quiconque à préserver son intimité.

• III. D’après les articles 35 et 37 du Code civil du Québec toute personne a droit au respect de sa réputation et de sa vie privée. Nulle atteinte ne peut être portée à la vie privée d’une personne sans que celle-ci y consente ou sans que la loi l’autorise. (1991, c.64, a. 35; 2002, c. 19, a .2.)

• IV. Le chercheur ne peut, à partir des éléments de sa recherche, porter atteinte de quelque manière que ce soit, à la vie privée de l’intéressé où à sa réputation.

• V. Ne peuvent être communiquées, les archives personnelles d’un jésuite décédé depuis moins de 30 ans ou les archives institutionnelles datant de moins de 30 ans, sauf accréditation spéciale de la direction.

 

Reproduction de documents 

Toute personne souhaitant obtenir la reproduction de documents conservés aux Archives des jésuites au Canada doit compléter le formulaire de demande spécifique. La reproduction de documents par les chercheurs à l’aide d’appareils personnels d’enregistrement, y compris par crayon laser, appareil-photo ou quelqu’autre procédé, est soumise à l’approbation préalable de la direction des AJC et demeure exceptionnelle.